ご予約から開催まで
会議室・地下練習室・映像ホールをご利用の方
電話予約（054-203-5713）
ご予約の流れ
STEP1
空き照会・電話予約
ご予約の前に施設の空き状況をご確認ください。
お電話（054-203-5713）または貸館相談窓口にて「お名前・希望日・希望施設・利用内容」をお聞かせください。
STEP2
使用承認申請書提出
お申し込み後、3日以内に「使用承認申請書」をE-mailまたはFAXにてご提出ください。
※提出が確認できない場合、電話での予約が無効となる場合があります。
また申請者名は請求書の宛名となります。提出前に一度ご確認ください。
E-mail.yoyaku@granship.or.jp FAX.054-203-6710
STEP3
使用承認・お支払い
施設利用料は（前納制）です。
使用承認書と同封にて請求書を発送します。請求書に記載されている期日までにお支払いください。
※備品利用料等の追加料金は後日ご請求いたします。
※納付が確認できない場合、使用承認を取り消すことがあります。
※金融機関での振込み手数料はお客様のご負担にてお願いいたします。
STEP4
当日
当日は使用承認書をお持ちの上、1階インフォメーションカウンターにて入館手続きをお願いいたします。
WEB予約
WEB予約を利用するには
利用者登録が必要です。下記ページからお申し込みください。
※利用承認まではお時間をいただく場合があります。
登録内容の変更は、WEB予約システムのマイページ「利用者メニュー」からお手続が可能です。
WEB予約の流れ
利用者登録済みの方は、WEB予約システムから予約できます。
WEB予約可能時間5:00〜24:00 （不定期メンテナンスを除く。）
予約可能施設
【会議室】
（901・902・903・904・905・906・907・908・909・1002・1003・1004・1101・1201・1202）
【地下練習室】
（リハーサル室・練習室1・練習室2・練習室3・練習室4）
別途、使用承認申請書の提出は不要です。
予約照会画面より、予約済みの≪施設・日付・区分（時間帯）・施設料金・申込内容≫等の確認ができます。
定員100名未満の会議室、リハーサル室、練習室の抽選申込はWEB予約システムから受け付けます。
予約受付開始日
| 施設区分 | 予約受付開始日（休館日を除く） |
|---|---|
| 大ホール、中ホール | 利用開始日2年前の同月の初日 |
| 会議ホール、交流ホール、展示ギャラリー、映像ホール | 利用開始日1年前の同月の初日 |
| 会議室・リハーサル室・練習室 | 利用開始日6か月前の月の初日 |
※複数の施設を使用する場合は、最初に受付開始日が到来する施設の受付日に他の施設も申し込むことができます。
ただし、その場合最初に受付開始日が到来する施設のキャンセルはできません。
（例）大ホールと併せて会議ホールを利用する場合、大ホールの予約開始日（2年前の同月の初日）に会議ホールも予約することができます。ただしその場合、後から大ホールをキャンセルし、会議ホールのみをご利用いただくことはできません。
※国際会議や全国規模のコンベンション等は、上記期間前でも予約可能な場合がありますので、ご相談ください。
予約キャンセル
| 予約区分 | キャンセル期限 |
|---|---|
| 大・中ホールを含む予約 | 利用開始日の3ヵ月前 |
| 大・中ホールを含まない予約 | 利用開始日の1ヵ月前 |
予約を変更・キャンセルする場合は、必ずお電話（054-203-5713）でご連絡ください。
一定の期日を過ぎた段階では施設使用料を全額お支払いいただきます。
変更・キャンセルには、連絡後「使用変更・取消し承認申請書」の提出が必要です。
なお1回の申請で複数日をご予約の場合は、使用日の初日をキャンセル期限日の基準とします。
書類発行時期
| 施設名 | 使用承認書・請求書発送時期（目安） |
|---|---|
| 大・中ホール | 4ヵ月前 |
| その他の施設 | 2ヵ月前 |
発行日は目安です。使用承認書は請求書と同封いたします。
使用承認書は当日の入館に必要です。当日まで保管ください。
抽選
毎月1日に抽選を行います。（休館の場合は月の最初の営業日）
| 抽選対象施設 | 抽選申込方法 |
|---|---|
| ホール系、グランシップ広場、会議室（100名以上） | 予約受付開始日の前月21日から開始日当日午前10時までに「抽選申込書」を送付ください。 |
| 会議室（100名未満）、リハーサル室、練習室 |
予約受付開始日の前月21日から開始日当日午前10時までにWEB予約システムよりお申し込みください。 ※WEB予約システムの利用は、事前に利用者登録が必要です。 |
ご予約後の流れ
準備・開催
利用日当日、会場への入館手続きを1階インフォメーションにて行っていただきます。
利用者の本人確認のため、「使用承認書」が必要となります。必ずお持ちください。
利用上の管理責任について
ご利用前には必ず下記の「ご使用に際しての注意事項」をご一読ください。
管理責任を遵守いただけない場合、利用を制限することがあります。
撤去・退館
予約時間内に施設の現状復帰をお願いします。
終了時に会場および備品の破損または汚損が確認された場合、別途修繕費が発生する場合があります。
退館について
使用した施設・備品は予約時間内に原状復帰し、ごみはすべてお持ち帰りください。
催事終了後は主催者様で施錠し、鍵を返却してください。
精算
催事終了後、備品利用料等の請求書を送付します。納付期日までにお支払いください。