重要なお知らせ

ご予約から開催まで
ホール系をご利用の方
(映像ホールを除く)


ご予約の流れ

STEP1
空き照会
電話予約
STEP2
仮予約表提出
STEP3
使用承認
申請書提出
STEP4
使用承認
お支払い
STEP5
当日
STEP1

空き照会・電話予約

ご予約の前に施設の空き状況をご確認ください。
お電話または静岡県文化財団窓口にて「お名前・希望日・希望施設・利用内容」をお聞かせください。

STEP2

仮予約表提出

お申し込み後、3日以内に「仮予約受付表」をE-mailまたはFAXにてご提出ください。
※提出が確認されない場合、電話でのご予約押さえが無効となる場合があります。

E-mail.yoyaku@granship.or.jp FAX.054-203-6710

STEP3

使用承認申請書提出

仮予約受付表の提出を確認後、グランシップより「使用承認申請書」を送付いたします。
記載内容を確認後、代表者または担当者の押印(署名でも可)の上、E-mail添付、FAXまたは郵送にて
送付ください。
※請求書には申請書の記載内容を反映しますので、参加費・本番時間を明記ください。
また申請者名は請求書の宛名となります。提出前に一度ご確認ください。

STEP4

使用承認・お支払い

施設利用料は(前納制)です
使用承認書と同封にて請求書を発送します。期日までにお支払いください。
※備品利用料等の追加料金は後日ご請求いたします。
※納付が確認できない場合、使用承認を取り消すことがあります。
※金融機関での振込み手数料はお客様のご負担にてお願いいたします。

STEP5

当日

使用承認書をお持ちの上、1階インフォメーションカウンターにて入館手続きをお願いいたします。

予約受付開始日

施設区分 予約受付開始日(休館日を除く)
大ホール、中ホール 利用開始日2年前の同月の初日
会議ホール、交流ホール、展示ギャラリー、映像ホール 利用開始日1年前の同月の初日
会議室・リハーサル室・練習室 利用開始日6か月前の月の初日

※複数の施設を使用する場合は、最初に受付開始日が到来する施設の受付日に他の施設も申し込むことができます。
ただし、その場合最初に受付開始日が到来する施設のキャンセルはできません。
(例)大ホールと併せて会議ホールを利用する場合、大ホールの予約開始日(2年前の同月の初日)に会議ホールも予約することができます。ただしその場合、後から大ホールをキャンセルし、会議ホールのみをご利用いただくことはできません。

※国際会議や全国規模のコンベンション等は、上記期間前でも予約可能な場合がありますので、ご相談ください。

予約キャンセル

予約区分 キャンセル期限
大・中ホールを含む予約 利用開始日の3ヵ月前
大・中ホールを含まない予約 利用開始日の1ヵ月前

予約をキャンセルする場合は、必ずご連絡ください。
一定の期日を過ぎた段階では施設使用料を全額お支払いいただきます。
変更・キャンセルする場合はお電話にてご連絡の上、「使用変更・取消し承認申請書」を提出してください。
なお1回の申請で複数日をご予約の場合は、使用日の初日をキャンセル期限日の基準とします。

書類発行時期

施設名 申請書発送時期(目安)
大・中ホール 6ヵ月前
交流ホール 4ヵ月前
施設名 使用承認書・請求書発送時期(目安)
大・中ホール 4ヵ月前
その他の施設 2ヵ月前

発行日は目安です。使用承認書は請求書と同封いたします。
使用承認書は当日の入館に必要です。当日まで保管ください。

抽選

毎月1日に抽選を行います。(休館の場合は月の最初の営業日)

抽選対象施設 抽選申込方法
ホール系、グランシップ広場、会議室(100名以上) 予約受付開始日の前月21日から開始日当日午前10時までに「抽選申込書」を送付ください。
会議室(100名未満)、リハーサル室、練習室 予約受付開始日の前月21日から開始日当日午前10時までにWEB予約システムよりお申込みください。
※WEB予約システムの利用は、事前に利用者登録が必要です。

ご予約後の流れ

利用打合せ

使用承認後、グランシップ担当者と利用打合せを行ってください。来館される場合は事前にお知らせください。事前に日程のご予約が必要です。

  • 看板、生花、弁当などのご利用および搬入出希望
  • 会場の視察および試写(映像機器の動作確認)

打合せ準備物

資料 内容
催事計画 催事の内容、参加者の規模等の催事概要がわかるもの
催物のスケジュール 使用施設ごとの準備・本番・撤去等のスケジュール、進行シナリオ 等
会場・舞台設営 搬入出計画、会場・舞台設営図面、装飾小間割り平面図 等
附帯設備・備品使用 使用施設ごとの使用備品の品目、数量の希望
その他 受付、サインの設置、弁当、飲食・販売コーナーの設置 等

イベント用電気・インターネット・水道・電話を使用する場合は、配線、配管工事の施工図とともに「設備利用申請書」を事前にご提出ください。
各種提出書類、施設図面等、施設利用に関する資料についてはダウンロードできます。

【官公庁への提出書類及び連絡事項】
場合によっては官公庁等へ書類を提出し、届出済みまたは承認済みの書類の写しを提出していただく場合がございます。
なお、消防等・警察署への書類提出およびその他の提出が必要となる書類が未提出の場合、施設の利用をお断りすることがあります。詳しくはお問合せください。

準備・開催

利用日当日、会場への入館手続きを1階インフォメーションにて行っていただきます。
利用者の本人確認のため、「使用承認書」が必要となります。必ずお持ちください。

利用上の管理責任について
ご利用前には必ず下記の「ご使用に際しての注意事項」をご一読ください。
管理責任を遵守いただけない場合、利用を制限することがあります。

撤去・退館

予約時間内に施設の現状復帰をお願いします。
終了時に会場および備品の破損または汚損が確認された場合、別途修繕費が発生する場合があります。

退館について
使用した施設・備品は予約時間内に原状復帰し、ごみはすべてお持ち帰りください。
催事終了後は、終了確認を行います。
使用施設によっては主催者が施錠し、鍵を返却してください。

精算

催事終了後、備品利用料等のご請求書を送付します。納付期日までにお支払いください。

各種書類ダウンロード

使用申し込みに関する書類

消防関係届出等(グランシップへ提出)

消防関係届出等(消防署へ提出)

  • 消防関係届出説明書
  • 禁止行為の解除承認申請書
  • 催物開催届出書
  • 事業計画書
  • 自衛消防隊への協力について
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