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ホール等をご利用のお客様

Step1 お申し込み

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ご予約の前に施設の空き状況をご確認ください。

お電話または静岡県文化財団窓口にて「お名前・希望日・希望施設・利用内容」をお聞かせください。
施設の空き状況を照会後、ご予約を承ります。

受付開始時期

施設区分 予約受付開始日(休館日を除く)
大ホール、中ホール 利用開始日2年前の同月の初日(休館日を除く)
会議ホール、交流ホール、展示ギャラリー、映像ホール 利用開始日1年前の同月の初日(休館日を除く)
会議室・リハーサル室・練習室・グランシップ広場 利用開始日6か月前の月の初日(休館日を除く)

※複数の施設を使用する場合は、最初に受付開始日が到来する施設の受付日に他の施設も申込むことができます。
ただし、その場合最初に受付開始日が到来する施設のキャンセルはできません。
(例)大ホールと併せて会議ホールを利用する場合、大ホールの予約開始日(2年前の同月の初日)に会議ホールも予約することができます。ただしその場合、後から大ホールをキャンセルし、会議ホールのみをご利用いただくことはできません。

※国際会議や全国規模のコンベンション等は、上記期間前でも予約可能な場合がありますので、ご相談ください。

抽選について

上記予約受付開始日のご予約については「抽選申込」を受付けております。

抽選対象施設 抽選申込方法
ホール系、グランシップ広場、会議室(100名以上) 予約受付開始日の前月21日から開始日当日午前10時までに「抽選申込書」を送付していただき、希望が重複した場合は抽選を行います。
会議室(100名未満)、リハーサル室、練習室 予約受付開始日の前月21日から開始日当日午前10時までに「インターネット予約」ページより抽選にお申込みください。※抽選のお申込みは、事前に利用者登録を行う必要があります。

予約キャンセルについて(必ずお読みください)

予約をキャンセルされる場合は、必ずグランシップ事業課 催事サービスグループまでご連絡ください。
一定の期日(右表参照)を過ぎた段階では予約をキャンセルする場合も施設使用料の全額をお支払いいただきますのでご了承ください。

施設名 キャンセル期限
大・中ホール 利用日の3ヵ月前
その他の施設 利用日の1ヵ月前

使用承認後、使用期間や使用施設等の変更・キャンセルは1回に限り可能です。変更・キャンセルするときはすみやかにご連絡の上、「使用変更・取消し承認申請書」を提出してください。
なお1回の申請で複数日をご予約の場合は、使用日の初日を受理および不受理の基準とします。

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Step2 書類提出

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FAXまたはメールにて、下記の書類をご提出ください。

お申し込み後、3日以内に「仮予約受付表」をFAXまたはE-mailにてご提出ください。

※提出が確認されない場合、電話でのご予約押さえが無効となる場合があります。あらかじめご了承ください。

【仮予約受付表】 PDF Excel

【FAX番号・メールアドレス】
FAX.054-203-6710 E-mail.yoyaku@granship.or.jp

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Step3 使用申請

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「使用承認申請書」のご提出をお願いします。

仮予約受付表の提出を確認後、グランシップより「使用承認申請書」を送付いたします。
記載内容を確認いただき、代表者または担当者の押印(署名でも可)の上、FAXまたは郵送にてグランシップ事業課 催事サービスグループまで送付ください。

※ご請求書には申請書の記載内容を反映し、発行いたしますので、参加費・準備撤去期間・本番時間をご明記ください。

【FAX番号】
FAX.054-203-6710

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Step4 使用承認

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「使用承認書」のご確認をお願いします。

「使用承認申請書」の提出を受け、精査の後、使用承認書を発行・郵送いたします。
利用日当日、入館手続きの際に本承認書により、利用者の本人確認を行います。
(入館時に使用承認書の確認ができない場合、ご利用をお断わりすることがあります。)
利用期間中は必ず携帯ください。

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Step5 施設利用料請求・納付

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施設利用料は(前納制)となっております。

右記の発送日をもちまして、使用承認書と同封にて請求書を発送させていただきます。請求書に記載されている期日までにご精算ください。

※備品利用料等の追加料金は後日ご請求いたします。
※納付が確認できない場合、使用承認を取り消すことがあります。

施設名 請求書発送時期
(目安)
大・中ホール 4ヵ月前
その他の施設 2ヵ月前

※金融機関での振込み手数料はお客様のご負担にてお願いいたします。

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Step6 利用打合せ

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グランシップ担当者と事前打合せをお願いします。

使用承認後、グランシップ担当者と利用打合せを行ってください。来館される場合は事前に日程のご予約が必要です。
※看板、生花、弁当などのご利用および搬入出希望がある場合は事前にご相談ください。
会場の視察および試写(映像機器の動作確認)をご希望の方はご相談ください。 

打合せ準備物

催事計画
催事の内容、参加者の規模等の催事概要がわかるもの
催物のスケジュール
使用施設ごとの準備・本番・撤去等のスケジュール、進行シナリオ 等
会場・舞台設営
搬入出計画、会場・舞台設営図面、装飾小間割り平面図 等
附帯設備・備品使用
使用施設ごとの使用備品の品目、数量の希望
その他
受付、サインの設置、弁当、飲食・販売コーナーの設置 等

電気・水道・電話等の仮設工事時の提出書類

イベント用電気・水道・電話を使用する場合は、配線、配管工事の施工図とともに「設備利用申請書」を事前にご提出ください。
各種提出書類、施設図面等、施設利用に関する資料についてはダウンロードしていただけます。

【設備利用申請書】 PDF Word

官公庁等への提出書類および連絡事項

催事の開催にあたり、官公庁等に次の書類を提出し、届出済みまたは承認済みの書類の写しを一部提出してください。
なお、消防署・警察署への提出書類およびその他の提出が必要となる書類が未提出の場合、施設の利用をお断りすることがあります。

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Step7 準備・開催

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利用日当日は、はじめに会場への入館手続きをお願いします。

利用日当日、会場への入館手続きを静岡県文化財団窓口にて行っていただきます。
その際、利用者の本人確認のため、「使用承認書」が必要となります。必ずお持ちください。
(入館時に使用承認書の確認ができない場合、ご利用をお断りすることがあります。)

利用上の管理責任について

ご利用前には必ず下記の「ご使用に際しての注意事項」をご一読ください。
管理責任を遵守いただけない場合、利用を制限させていただくことがあります。
ご利用に際しての注意事項(PDF)

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Step8 撤去・退館

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予約時間内に施設の現状復帰をお願いします。

終了時に会場および備品の破損または汚損が確認された場合、別途修繕費をご請求させていただくことがあります。
何卒ご了承ください。

退館について

催事終了後は、グランシップ担当者が終了確認に伺います。
ただし、使用施設によっては主催者が施錠し、静岡県文化財団窓口へ鍵を返却していただきます。
使用した施設・備品は予約時間内に原状復帰のうえ、ごみはすべてお持ち帰りください。

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Step9 備品利用料等精算

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備品等の利用料の精算をお願いします。

催事終了後、備品利用料等のご請求書を送付いたします。納付期日までにご精算ください。

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お問合せ先

グランシップ事業課 催事サービスグループ
TEL.054-203-5713(受付時間9:00~20:00 ※休館日を除く)
FAX.054-2036710 Email. yoyaku@granship.or.jp

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